Cultura digital y su papel en la transformación digital

Cuando hablamos de la cultura digital en la empresa nos referimos al modo en el que nos relacionamos entre empleados, clientes y proveedores en un mundo cada vez más digital donde la tecnología se ha convertido en una gran facilitador. Consiste en un cambio de mentalidad que pasa por incorporar la visión digital a todas las decisiones que tomemos como empresa. Y esta visión digital afecta por igual a todos los departamentos y áreas de la organización, siendo uno de los principales habilitadores de la transformación digital.

Los entornos de colaboración, la gestión abierta, las habilidades y mentalidad digital, la agilidad y flexibilidad de los empleados, la orientación al cliente, el uso de los datos y la transparencia, son grandes facilitadores para acelerar la implantación de la cultura digital. No depende únicamente de implantar  tecnología y formar a los empleados en su uso adecuado.

Un ejemplo muy ilustrativo es lo que hemos experimentado con el teletrabajo durante la pandemia de COVID-19. Esta forma de trabajar irrumpió de forma arrolladora en la gran mayoría de empresas, pero no tanto por entender los beneficios que aporta, sino más bien porque se vieron obligadas por el confinamiento. Y el primer paso fue: “Manolito, mira a ver qué aplicaciones encuentras por ahí para hacer videoconferencias…”.

El teletrabajo no es implantar Zoom y celebrar tantas videoconferencias como puedas. Si la intención es implantar el teletrabajo más allá de la pandemia, hay que pensar en el teletrabajo como una forma de trabajar a distancia que implica un cambio cultural en la empresa. No sólo debemos contemplar el componente tecnológico, sino que debemos prestar mucha atención a cómo organizar y dirigir el trabajo. El teletrabajo implica un cambio en el espacio físico, en la gestión de horarios, en la evaluación del rendimiento, en la comunicación con el equipo, en los procesos, incluso hay que tener en cuenta la salud mental de los empleados.

Aunque, según datos de Netquest en una encuesta realizada a 1.023 personas de 16 a 75 años entre el 6 y 8 de abril de 2020, el 71% de los españoles estaban contentos con trabajar desde casa, también puede generar efectos muy adversos, comos son la desvinculación del trabajador con la compañía, el aislamiento, el descenso de la productividad, la reducción del aprendizaje, el aumento de ciberataques, la falta de motivación…

El teletrabajo implica un cambio en la forma de trabajar que implica la necesidad de desarrollar y establecer cultura digital

La cultura digital es conveniente que se aborde antes de implantar  tecnología en la empresa, sobre todo si estamos inmersos en el proceso de transformación digital de la organización.

Cultura Corporativa Clásica versus Cultura Digital

Las empresas más tradicionales se caracterizan por aplicar organigramas verticales donde se enfatiza la división jerárquica de las funciones por encima de la cooperación entre departamentos. Existe un control férreo de los empleados y son poco flexibles en el desempeño del trabajo individual, controlando hasta el registro de entrada y salida de las instalaciones. En cambio, una empresa que ha implantado la cultura digital tiene otra forma de relacionarse entre empleados, es más horizontal, más flexible, y no se les juzga tanto por horas de trabajo realizadas y tareas cumplidas, sino por objetivos cumplidos, es decir, por productividad.

Sin duda, la tecnología puede ayudar en la transición, desarrollando entornos colaborativos de trabajo, de comunicación, implementando sistemas de objetivos, deslocalización…

Sin duda, el mayor impacto lo experimentamos en los procesos y la forma de trabajar. En una estructura organizativa más clásica, todo se planifica hasta el último detalle, todo lleva un orden, debe ser perfecto, reina el trabajo individual. Cuando nos aproximamos a un entorno más digital, experimentamos más, mejoramos el aprendizaje, somos más ágiles, no repetimos el mismo trabajo sino progresamos… Sin duda en una empresa donde se ha implantado la cultura digital el trabajo colaborativo, la inteligencia colectiva, la gestión de equipos, son aspectos fundamentales que nos permiten dar un salto cualitativo importante.

Una de las aplicaciones que más impacto han generado en las empresas adaptadas a la realidad de hoy es el gestor de tareas. Por ejemplo, Trello permite organizar las tareas en equipo, de forma distribuida, transparente, e incluso te permite establecer un plan de objetivos basado en la plantilla de OKR (Objective Key Results) que se distribuye gratis.

La cultura digital en marketing es mucho más visible desde fuera. En lugar de poner el foco en las relaciones públicas, utilizamos Internet para hacer networking digital. Utilizamos contenido más visual, creamos nuestro propio arte creativo, escuchamos más a través de sistemas de reputación online, y sobre todo, reutilizamos mucho mejor el trabajo que realizamos.

Por ejemplo, cuando desarrollo un proyecto de transformación digital en una empresa, utilizo la metodología Scrum y el software en cloud Sprints de Zoho. Antes de iniciar el proyecto relaciono todas las tareas que hay que desarrollar, que por supuesto se multiplican a medida que avanzas en él. El primer cliente es complicado, pero todo es más fácil una vez tienes documentado todo el proceso y lo has convertido en una plantilla. Sin duda la reutilización es uno de los atributos más interesantes de la cultura digital.

Un comercial con un perfil más digital escucha más, consulta fuentes de datos, interpreta la información, hace una venta más informada y estructurada. Escucha más que habla.

La tecnología hace que seamos más eficientes y productivos en la empresa. No es digitalizar porque sí, sino que hay que implementar la tecnología siempre y cuando te permita hacer las cosas mejor. Una empresa más digital no mantendrá un servidor central con software privativo, sino que pagará una cuota mensual por utilizar aplicaciones en cloud. Potenciará la inteligencia colectiva gracias a las aplicaciones que te permiten colaborar, compartir, interpretar. También nos servirá para liberar horas de trabajo dedicadas a procesos operativos automatizando todos los procesos repetitivos y así dedicar más tiempo a pensar. La implantación de tecnología CRM, la gestión de tareas, las herramientas de comunicación internas, son todas grandes habilitadoras de la inteligencia de empresa. Y si disponemos de un buen diseño y arquitectura de sistemas, podremos obtener datos en tiempo real para que podamos tomar decisiones que se adapten a las condiciones cambiantes del mercado.

Pasos para su implementación

Para implantar la cultura digital es clave identificar a los agentes del cambio, aplicar indicadores de desempeño (KPIs), implantar herramientas colaborativas entre las diferentes áreas de la empresa, formar a los empleados en competencias digitales y comunicar el cambio de cultura.

Para medir los resultados del proceso se pueden implantar aplicaciones como Trello, donde cada usuario tiene asignadas unas tareas y son visibles para toda la organización. Por otro lado es interesante implantar un software de comunicación colaborativa, algo similar a Slack o Cliq de Zoo. En el caso de implantar aplicaciones en cloud como Zoho CRM, se puede recurrir al sistema de gamificación para incentivar el uso de la aplicación. También será necesario tener acceso a un LMS (Learning Management System) para desarrollar programas formativos para desarrollar las competencias digitales necesarias, entre otras.